Una de las preguntas que irrumpen en tu cabeza cuando te aventuras a organizar un evento es… ¿y a quién invito? Los invitados son una de las piezas más importantes en cualquier evento. No importa si el evento se celebra en Madrid, Guadalajara o en cualquier otra ciudad (aunque nosotros tenemos una propuesta inigualable en el Palacio de Galápagos ;-)), su éxito dependerá en gran medida de que los asistentes sean los adecuados.
Es necesario plantearse previamente tres cuestiones para que la decisión final sea la acertada:
- ¿Qué tipo de evento voy a realizar?
- ¿Cuáles son los objetivos?
- ¿Dónde se va a realizar el evento?
En este post trataremos de aclarar estas dudas para que elijas la mejor opción y tu evento salga perfecto, ya que son muchos los interrogantes previos que debemos resolver antes de decidir si nuestro evento debe ser íntimo o multitudinario.
¿Qué tipo de evento voy a realizar?
Esta es la primera cuestión que debes plantearte a la hora de decidir el número de invitados de tu evento. Está claro que no es lo mismo un evento familiar que uno empresarial.
Los eventos familiares y con amigos, como bodas, bautizos, cumpleaños, comuniones, aniversarios, reuniones… son celebraciones personales por lo que tienden a ser eventos íntimos.
En los eventos empresariales el número de invitados es más variable. Hay infinidad de eventos empresariales diferentes: inauguraciones, conferencias, ruedas de prensa, convenciones, entregas de premios, presentaciones de productos… y en función del tipo, optaremos por la opción de un evento íntimo o multitudinario.
Veamos dos ejemplos opuestos:
- Las presentaciones de productos deben ser eventos multitudinarios. El objetivo es captar nuevos clientes, por lo que cuantos más invitados asistan mejor.
- Los Cofee Breaks están pensados para los trabajadores de la empresa y, por tanto, el número de invitados será mucho más reducido.
En el Palacio de Galápagos estamos preparados para cualquier tipo de evento, tanto familiar como empresarial. No obstante, debemos considerar otros aspectos que nos ayudarán a decidir el número de invitados de nuestro evento.
¿Cuáles son los objetivos?
Todo evento se organiza por algo, tiene un propósito o busca satisfacer unas necesidades. Es importante tener claro cuál es la meta a alcanzar pues afectará al número de invitados.
Como hemos dicho anteriormente, los eventos familiares suelen ser íntimos. Cabe puntualizar que siempre encontramos excepciones, como grandes bodas de más de 300 invitados o cumpleaños a lo grande con cientos de invitados con el fin de celebrar una fiesta espectacular.
En los eventos empresariales este punto tiene especial importancia. Si el objetivo del evento corporativo es motivar a los empleados, evaluar el alcance de los objetivos del año, reuniones con los accionistas o realizar una comida de empresa, el evento será íntimo, pues son eventos con el público interno de la empresa.
Por otro lado, los eventos dirigidos al target externo de la compañía, como los clientes actuales o clientes potenciales, tienden a ser eventos multitudinarios.
¿Dónde se va a realizar el evento?
El espacio donde va a tener lugar el evento afectará también al número de invitados del mismo. Contar con espacios o salas pequeñas implica realizar un evento íntimo. Si el espacio disponible es amplio, el evento tiene la opción de ser multitudinario.
Cabe puntualizar que un espacio grande no implica un evento multitudinario. En el Palacio de Galápagos contamos con tres espacios diferentes donde poder realizar tanto eventos íntimos como de grandes dimensiones.
Éstas son las tres grandes preguntas que te ayudarán a decidir el número de invitados de tu evento. Es importante tener en cuenta que un evento no es mejor o peor por ser multitudinario o íntimo. Cada una de estas opciones tiene sus pros y contras, y la elección de una u otra dependerá de los aspectos expuestos anteriormente.
Si continuas con dudas sobre el número de invitados que deben asistir a tu evento, contacta con nosotros en el 91 73 73 302 o en info@palaciogalapagos.com y te aconsejaremos para que elijas la mejor opción y tu evento sea todo un éxito.
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