Los eventos corporativos constituyen una valiosa herramienta de comunicación para las empresas. Sus objetivos son múltiples: captar clientes, intensificar las relaciones con los empleados, celebrar logros… Es evidente la importancia que tienen en la actualidad para todo tipo de empresas, sin importar el sector o la ubicación, ya sea en Madrid, Guadalajara, Alcalá de Henares o Torrejón de Ardoz.
Sin embargo, organizar un evento no es tarea fácil. Si estás decidido a organizar un evento tienes que ser consciente del esfuerzo que implica. Para facilitarte la tarea lo más posible te ofrecemos 9 pasos que deberás seguir para celebrar con éxito tu evento.
- Determina el motivo del evento
Lo primero que hay que tener claro a la hora de organizar un evento es cuál es el motivo de este. Todo evento se realiza por alguna razón: una presentación, un curso formativo, una cena de empresa, una conmemoración, un taller…
En el Palacio de Galápagos estamos a tu disposición para organizar cualquier tipo de evento corporativo.
- Fija los objetivos
A continuación debemos determinar los objetivos, es decir, lo que se pretende conseguir finalmente con el evento. Deben ser unos objetivos específicos, medibles y realistas que nos ayuden a planificar y organizar el evento.
- Programa el evento
¿Qué vas a hacer para lograr las metas planteadas? Antes de ponerse en movimiento y comenzar a tomar decisiones es importante precisar los contenidos del acto.
- Prepara un presupuesto
Debe incluir todos los gastos posibles. Está claro que el presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o del tamaño de este, pero aun así, establecer un presupuesto previamente te ayudará a planificar el evento con cabeza, sin despilfarrar en cosas innecesarias.
- Elige a los invitados.
El siguiente paso es hacer la lista de invitados. Cada evento está dirigido a un público diferente y, como consecuencia, los contenidos del evento dependerán en del tipo de asistentes.
- Escoge el lugar el evento
Igual de importante es el espacio donde se va a desarrollar el evento. Elige el lugar más adecuado en función del tipo de evento corporativo. Puede celebrarse en una sala de fiestas, un restaurante, al aire libre, en una finca…
En el Palacio de Galápagos disponemos de diferentes espacios (tanto cubiertos como al aire libre) con capacidad para pequeñas, medianas y grandes empresas. Recuerda reservar con antelación para evitar sorpresas inesperadas y si además es en invierno, tendrás descuentos especiales.
- Elige la decoración y el catering.
Una vez elegido el espacio, hay que decidir la decoración. En el Palacio de Galápagos tienes libertad absoluta a la hora de decorar y ambientar el lugar del evento.
También hay que tener en cuenta el catering para aquellos eventos que lo necesiten. Hay que elegir el menú más adecuado ya sea un coctel, una comida o un Cofee Break.
- Reúne un buen equipo de trabajo.
Es complicado organizar un evento por tu cuenta. Necesitas un equipo que colabore contigo en las diferentes tareas que se deben realizar. Distribuye el trabajo entre lo empleados para ofrecer un servicio impecable. Si se trata de un evento de grandes dimensiones es recomendable pedir ayuda a personas con experiencia.
- Celebra un ensayo
24 horas antes del evento haz un ensayo con tu equipo para comprobar que todo está en orden y solucionar pequeños detalles de última hora. Este último paso te ahorrará el estrés el día del evento y podrás disfrutar plenamente de él.
Por último, para garantizar al 100% el éxito de tu evento, te proponemos 4 recomendaciones adicionales:
- Haz una lista con todas las tareas que debes realizar para no olvidarte nada.
- Se innovador. Si quieres que tu evento sea recordado haz uso de la creatividad.
- Ten preparado un Plan B. Es posible que algo salga mal y tengas que hacer cambios de última hora. Con un Plan B evitarás pasar malos ratos durante el evento.
- Crea un sitio web específico para el evento con información sobre el mismo.
Si cumples estos nueve pasos, habrá muchas probabilidades de que tu evento salga redondo. No obstante, si necesitas ayuda extra, nosotros estaremos encantados de ayudarte a planificar y organizar tu evento. Contacta con nosotros en el 91 73 73 302 o en info@palaciogalapagos.com
